オフィス縮小を成功させたい方は必見！メリットや縮小時のポイントを解説

コロナウイルスの流行やニューノーマルな働き方改革の促進によって、オフィスの縮小化が注目を集めています。

企業側にはコスト削減や業務の効率化、従業員側には自由なワークライフの構築や感染リスクの予防といったメリットがあるオフィスの縮小化。

本記事では、このオフィスの縮小化に関するメリットやデメリットを徹底解説すると共に、オフィス縮小への手順や成功させるためのポイントを詳しく紹介します。オフィスの縮小を検討される方は、ぜひ最後までお読みいただき参考にして下さい。

オフィス縮小とは？

オフィスの縮小とは、企業が事業の拠点となるオフィスの規模や面積を縮小することを指します。規模や面積を縮小するにあたっては、現在のオフィスの一部を返却する場合や、オフィス規模の小さな場所へ移転する場合などがあります。

これまでは、「企業の成長＝都心部への移転、事業拠点の拡大・拡充」と考えられてきました。しかし、コロナウイルスの感染拡大を経験した今、これまでの考え方とは真逆ともいえる「オフィスの縮小」に注目が集まっています。

次章では、オフィス縮小が増加している背景について詳しく解説します。

オフィス縮小が増加している背景

オフィス縮小が増加している背景には、以下の5つのポイントがあります。

・コスト削除

・働き方の変化

・様々なリスクの分散

・シェアオフィスの充実

・オンラインツールの発達

それでは、それぞれのポイントについて詳しく解説していきます。

 

1．コスト削減

コロナウイルスの感染拡大によって、様々な業界が少なからずダメージを受けています。業績の悪化が見込まれる企業にとっては、事業拠点となるオフィスの運営も容易なものではありません。こうした背景から、オフィス縮小によるコスト削減を検討する企業が増えています。

オフィス縮小によるコスト削減については、事象の「オフィス縮小のメリット」で詳しく解説しているので参考にしてください。

2．働き方の変化

コロナウイルスの感染拡大によって、テレワークやリモートワークといったニューノーマルな働き方へ変化が進んでいます。従来の高い出社率を必要としなくなったニューノーマルな働き方は、オフィスに広いスペースを必要としません。そのため、働き方の変化に合わせた効率化やコスト削減を目指す企業の多くがオフィス縮小の検討を始めています。

3．様々なリスクの分散

オフィス縮小が増加している背景には、地震や火災などの災害リスクやサーバー攻撃などのサイバーリスクを分散したいという企業方針も影響を与えています。

従来、企業の多くは、1拠点に人員と業務を集中させることで生産性や作業効率の向上を図ってきました。しかし、大規模災害やサーバー攻撃が増加傾向にある昨今の情勢から、オフィスを縮小・分散させる方針を打ち出す企業が増えています。

4．シェアオフィスの充実

シェアオフィスやコワーキングスペースの充実も、オフィス縮小が増加している背景の1つです。企業の事業拠点となるオフィス以外にも、ワークスペースとして利用できる環境が確保しやすくなったため、企業戦略の1つとしてオフィス縮小に検討の余地が生まれています。

オフィス縮小には、企業側による出社率のコントロールが必要不可欠と言われており、企業によってはレンタルオフィスやサテライトオフィスを積極運用する検討も進められています。

5．オンラインツールの発達

テレワークやリモートワークといったニューノーマルな働き方への変化に伴い、様々なオンラインツールが目覚ましい発達をとげています。

特にタスク管理ツールや勤怠管理ツールの発達は目覚ましく、web会議ツールやチャットツールといったコミュニケーションツールとの併用により出社を必要としない業務が拡大しています。こうした背景もオフィス縮小を促進する要因の1つと言われています。

オフィス縮小のメリット

オフィス縮小を進める大きなメリットは、以下の3点です。

・コスト削減が期待できる

・様々なリスクの分散が見込める

・業務の効率化や働き方改革につながる

それでは、それぞれについて詳しく解説していきます。

1．コスト削減が期待できる

前章でも紹介していますが、オフィス縮小は大幅なコスト削減が期待できます。オフィス縮小によってコスト削減が見込まれる主な項目は次の通りです。

・オフィスの賃料

・水道光熱費などの固定費

・社員1人当たりにかかる経費（通勤手当など）

・プリンターなどのOA機器に関するリース費用

上記項目以外にも、オフィス縮小と合わせてペーパーレス化を進めることで経費が削減できるほか、オフィスレイアウトを最適化することで家具代などにかかる費用の削減が期待できます。

2．様々なリスクの分散が見込める

オフィス縮小は、社員の出社率を抑える効果が期待できます。そのため、オフィス内でのウイルス感染を予防出来るだけではなく、通勤によるウイルス感染のリスクも軽減できます。また、オフィス縮小と共に事業拠点を分散することで、災害リスクやサイバーリスクを軽減させることも可能です。

近い将来に懸念が高まっている首都圏の大型地震や富士山の噴火などは、一極集中した大規模オフィスのシステムを崩壊させるとも言われています。そのため、現在大きなオフィスを構えている企業の多くが、リスクマネージメントの一環としてオフィス縮小・分散の検討を進めています。

3.業務の効率化や働き方改革につながる

オフィス縮小に合わせてペーパーレス化やフリーアドレス制、ABW（Activity based working）などの新システムを導入することで、業務の効率化や生産性の向上が見込めます。

ペーパーレス化とは、紙による書類や資料の作成・管理・運用を電子化することで、様々な端末から社員それぞれが自由にアクセスできるようなシステムの構築です。これにより、リモートワークやテレワークがより効率的に機能するほか、紙資源にかかるコストや書類管理用の収納スペースを削減可能です。

フリーアドレス制やABWは、リモートワークやテレワークといったニューノーマルな働き方改革による弊害だった「社員同士のコミュニケーション不足」を解消する方法として多くの企業に注目されています。社員それぞれに固定のデスクを必要としないこれらのシステムは、日々違った誰かと隣り合わせになることでコミュニケーションの活性化を促します。また、部署ごとの垣根が小さくなるため、業務の効率化と共に自由なワークスタイルの構築が可能です。

こうした新しいシステムの導入は、業務の効率化や働き方改革だけでなく、他社との差別化や自由な社風をアピールするポイントにもなるため、オフィス縮小を検討する企業の多くが新システムの導入を並行して検討しています。

オフィス縮小のデメリット

オフィス縮小のデメリットは以下の3点です。

・社員同士のコミュニケーション低下

・オフィス縮小に伴うコストがかかる

・新システム導入に伴うコストがかかる

それでは、それぞれについて詳しく解説していきます。

1.社員同士のコミュニケーション低下

テレワークやリモートワークといったニューノーマルな働き方は、社員同士が対面する形でのコミュニケーション機会が大幅に減少します。そのため、社員同士の連携が上手く取れないケースや、上司と部下の指示系統に混乱が起こるケースがあり、業務効率や生産性を落とす結果につながる場合があります。

2.オフィス縮小に伴うコストがかかる

オフィス縮小は、長期的な企業運営においてランニングコストの削減というメリットを生み出しますが、実施時には様々な初期投資費用がかかります。具体的にかかる費用は以下の通りです。

・旧オフィス退去に関連する費用（原状回復費・不用品処分費・引っ越し費用など）

・新オフィス開業に関連する費用（賃貸契約に伴う費用・各種保険費用・内装工事費など）

これらの出費は、オフィス縮小を行わなければ発生しないコストであるため、実施に当たっては正確な費用を算出した上での十分な検討が必要です。無計画なオフィス縮小は、企業運営に大きなダメージを与えるリスクがあるので注意しましょう。

3.新システム導入に伴うコストがかかる

オフィス縮小には、出社率の管理やニューノーマルな働き方に伴った新しいシステムの導入が必要不可欠です。具体的には、タスク管理ツールやコミュニケーションツールの導入といったオンラインシステムの構築。フリーアドレス制などの導入に伴うオフィスレイアウトの刷新。オフィス外からでもスムーズに業務を遂行するための、電子化やペーパーレス化の促進。オフィス縮小には、こうした新システム導入に伴うコストがかかります。

この他にも、ニューノーマルな働き方を促進するための社内制度作りや、それに伴う勤務手当などの予算も必要になります。新システムの導入や社内制度の整備が適切に行えていない場合、社員のモチベーションや生産性の低下にもつながるため注意が必要です。

オフィス縮小の流れ

オフィス縮小の流れには以下の5つのステップがあります。

・業務内容の精査

・専門部署の新設

・社内調査の実施

・新システムの構築・導入

・オフィス縮小後の職場改善

それでは、それぞれについて詳しく解説していきます。

step1.業務内容の精査

本記事でもすでに紹介しているとおり、オフィス縮小にはテレワークやリモートワークといったニューノーマルな働き方の導入と出社率の管理が必要不可欠です。そのため、ニューノーマルな働き方に適した業務内容を精査する必要があります。

人との接触が求められる営業職などはリモート化が困難ですが、経理や総務といった事務職やPC作業の多いクリエイト職などはリモート化が可能です。事業内容や在席率などをしっかりと精査し、オフィス縮小にメリットがあるかどうかを慎重に検討しましょう。

step2.専門部署の新設

オフィス縮小にメリットがあると判断できた場合は、導入を推進する専門部署の新設が必要になります。オフィス縮小推進部署に求められる主な業務は以下の3つです。

・オフィス縮小に伴う様々なコストの精査（移転費用・新システム費用など）

・ニューノーマルな働き方についての社内制度構築（勤務手当・出社条件など）

・テレワークやリモートワークに関するルール作り（労災ルール・人事評価ルールなど）

これらの業務は、企業運営や社員のモチベーションに大きな影響を与える重要なものです。オフィス縮小推進部署の新設に当たっては、業務全体を把握している管理職や新システムに知見のあるエンジニアなどを配置すると良いでしょう。

step3.社内調査の実施

オフィス縮小に関する検討を十分に行った上で、社員からの聞き取りを実施します。ニューノーマルな働き方は、社員間のコミュニケーションや作業効率を低下させる要因にもなります。こうしたデメリットを生まないためにも、事前の社内調査は必要です。

オフィス縮小推進部署側でテレワーク対応が可能と判断した業務であっても、実務レベルでは対面での対応が求められる場合があるため、しっかりと時間をかけた社内調査を行いましょう。

step4.新システムの構築・導入

オフィス縮小が決定した場合は、テレワークやリモートワークといったニューノーマルな働き方をサポートする新システムの構築・導入を行います。ニューノーマルな働き方は、オフィス以外での業務が中心となるため、デジタル化やペーパーレス化が必要不可欠です。また、社員それぞれの端末で業務が行われるため、企業側が社員の勤務状況を把握するためのオンラインシステムなども必要になります。

この他にも、フリーアドレス制やABW（Activity based working）などを採用したオフィス作りも必要です。オフィス縮小と共に生産性や作業効率が低下してしまわないように、最適なシステムを構築しましょう。

step5.オフィス縮小後の職場改善

オフィス縮小直後は、様々な不具合やトラブルが表面化します。不具合やトラブルの実例は以下の通りです。

・出社率管理の不備

・サービス残業の増加

・勤怠管理ツールの不備

・オフィス内の座席不足

・オンラインタイムカードの不具合

・報告、連絡、相談の希薄化によるヒューマンエラー

上記のような不具合やトラブルは、移転以前に新システムを試験導入することである程度回避できます。しかし、全ての不具合やトラブルを回避することはできませんので、迅速な職場改善ができる態勢を整えておくと良いでしょう。

自社の課題を解決できるかどうかが着眼点

オフィス縮小を検討する際は、自社の課題を解決できるかどうかも着眼点の1つになります。企業が抱える主なオフィスの課題は以下の通りです。

・動線の複雑化

・会議室や個別ブースの不足

・書類や資料の保管場所不足

・オフィス運営コストの増加

これらの課題は、オフィスレイアウトの変更やペーパーレス化の導入などによって改善が見込めます。オフィス縮小やそれに伴う移転を契機にすると良いでしょう。

成功させるためのポイント

オフィス縮小を成功させるためには、長期的な事業計画や将来的な採用計画を考慮することも大切なポイントです。

部署や社員の増減は、オフィスに求められる広さやレイアウトに大きな影響を与えます。現時点での課題だけではなく、中長期的な事業計画を打ち出し、オフィス縮小後にスペースが足りないといった不具合が起こらないようにしましょう。

オフィス縮小の成功事例

この章では、オフィス縮小を実施した企業の成功事例を紹介すると共に、オフィス縮小が生み出す具体的な効果について以下の項目に分けて解説します。

・賃料

・生産性の向上

・従業員の待遇

1.賃料

各種デジタル素材のオンラインマーケットプレイスを提供する「ピクスタ株式会社」は、約300坪から約100坪への本社の縮小移転を行っています。渋谷区渋谷に本社を構えるピクスタ株式会社の賃料相場は以下の通りです。

・200坪以上の賃料相場：1坪当たり￥31,000

・100坪未満の賃料相場：1坪当たり￥25,984

従来のオフィスの賃料は、31,000円×300坪＝9,300,000円になります。オフィス縮小実施後の賃料は、25,984円×100坪＝2,598,400円となるため、約6,700,000円のコスト削減を実現しています。

※上記計算はあくまでも概算です。

【参考サイト（外部リンク）】

・オフィス相場情報（神宮前・渋谷・道玄坂エリア）

2.生産性の向上

ホスティングサーバーの提供を中心としたデータセンター事業を展開する「さくらインターネット株式会社」は、2020年からリモートワークを中心とする働き方改革を行い、2021年に本社を縮小移転しています。

さくらインターネット株式会社は、生産性の向上を図るためにオフィスを業務を行う場所ではなく、コミュニケーションやイノベーションを生み出す場所とする方針を打ち出し、様々な取り組みを行っています。その1つが、人事評価の再構築です。従来の個人評価に加え、各部署・各チームごとの集団に対する貢献度を人事評価として取り入れたのです。その結果、リモートワーク環境下であっても生産性の高いチームビルディングに成功しています。

【参考サイト（外部リンク）】

・大阪本社、移転のお知らせ

3.従業員の待遇

日本の総合エレクトロニクスメーカーである「富士通株式会社」は、2020年に「3年後を目標にオフィス床面積を既存オフィスの50％程度まで縮小する」と発表し、フリーアドレスの導入やiot技術の積極的な運用などを行っています。

また、富士通株式会社では多角的な従業員の待遇改善を行っています。その1つが「リモートワーク環境整備補助手当の支給」です。この手当は、通勤定期券代の支給廃止に伴う形で新たに設けられた勤務手当になります。この他にも、オフィスの利用状況がリアルタイムで分かるシステムの構築や、コアタイムの無いフレックス制の導入といった従業員の待遇改善を行っています。

【参考サイト（外部リンク）】

・Work Life Shiftを推進

まとめ

本記事では、オフィス縮小に関する様々な事柄を実例を交えながら解説してきましたがいかがでしたか？

オフィス縮小は、現状の把握と中長期的な企業方針を検討し、しっかりと時間をかけて実施することで大きなメリットを生み出す可能性があります。ニューノーマルな働き方と共にオフィスの在り方も変わり始めているので、企業方針に合ったオフィスの実現を目指しましょう。